Instituto Superior Técnico

Regulamento

REGULAMENTO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

NO CENTRO DE CONGRESSOS DO IST

Artigo 1º – Apresentação

Nº 1 – Missão

O Centro de Congressos (CC), integrado no Núcleo de Gestão do Museu e Centro de Congressos (NGMCC), da Área de Bibliotecas, Arquivo e Centro de Congressos do IST, destina-se a satisfazer as necessidades de realização de eventos da Escola, por si ou em colaboração com entidades exteriores (públicas ou privadas), podendo ainda satisfazer algumas solicitações externas, dentro do mesmo âmbito científico e técnico, desde que não haja sobreposição com as necessidades internas.

Nº 2 – Localização e descrição

O CC está situado no Campus da Alameda, no Pavilhão de Civil, pisos 01 e 02. Dispõe de um Grande Auditório (GA) com capacidade para 290 pessoas, quatro salas de Conferência, de dimensões variadas e versáteis quanto às disposições (plateia, escola, reunião ou mesa redonda), com capacidades máximas entre 20 e 70 lugares [Anexo 1]. É completamente equipado do ponto de vista audiovisual (sistemas de captação e ampliação de som e projeção de imagem) e tem cobertura de rede informática, Wi-Fi e por fibra ótica, em todos os espaços. Estão à disposição dos utentes espaços destinados especialmente para a realização de exposições, demonstrações, sessões de posters, serviços de cafetaria e almoço.

Nº 3 – Acessibilidades

Todos os espaços do CC encontram-se acessíveis, por rampas e/ou elevadores, a pessoas de mobilidade reduzida.

Artigo 2º – Condições gerais de funcionamento

Nº 1 – Horários de Funcionamento

O CC funciona de segunda a sexta-feira, entre as 8:30 e as 18:00 horas, para realização de eventos.

O serviço de secretariado e reservas funciona de segunda a sexta-feira, entre as 9:00 e as 12:30 horas, e entre as 13:30 e as 17:00 horas, no piso 02 do Pavilhão de Civil.

Sempre que haja necessidade de prolongamento do horário de funcionamento para realizações, montagens ou desmontagens, devem os serviços ser avisados aquando da realização da marcação, de forma a permitir a coordenação dos meios técnicos e humanos necessários.

Nº 2 – Montagens e desmontagens

Sempre que as realizações, a sua preparação ou levantamento exijam a presença de colaboradores do NGMCC, fora do horário de funcionamento, será debitada na contabilização final de custos o valor correspondente ao número de horas de trabalho extraordinário multiplicado pelo número de colaboradores, segundo a Tabela n.º 1 [Anexo 2].

Recomenda-se a verificação de véspera do arranjo das salas, pelo responsável da reserva, pois modificações de última hora podem não ser possíveis por condicionamentos materiais e/ou humanos.

A receção de encomendas, equipamentos ou outros materiais necessários à realização dos eventos é da responsabilidade dos seus organizadores ou de quem os represente.

Não é permitido afixar informações ou cartazes em vidros, espelhos, tetos, paredes, portas, escadas e corrimãos. Os suportes para esse fim são fornecidos pelo secretariado do CC.

Por norma, não são realizados eventos ao fim de semana e feriados. Poderão, no entanto, ser feitas montagens e desmontagens, bem como a colocação de stands e de placares nestes períodos, desde que isso seja coordenado com e pelo Núcleo de Segurança, Higiene e Saúde, após pedido por escrito do responsável da realização para os serviços do CC.

Nº 3 – Responsabilidades

Por não se dispor de área específica de armazenamento, não é por norma possível, fora do tempo em que o evento se desenrola, deixar volumes nas instalações do CC.

Durante o decorrer dos eventos é da responsabilidade da organização a segurança das pessoas e equipamentos presentes.

O NGMCC declina qualquer responsabilidade por eventuais furtos, roubos ou extravios de equipamentos ou objetos que se encontrem na área do CC.

Artigo 3º – Marcações de serviços

Nº 1 – Reservas

A reserva de espaços, equipamentos ou de quaisquer serviços complementares (audiovisuais, cafetaria, ou outros) deverá ser efetuada junto do secretariado do CC, presencialmente, por telefone (218 418 069, ext. 2069) ou por correio eletrónico (mailccongressos@tecnico.ulisboa.pt).

A reserva só ficará efetiva após a receção do formulário existente para o efeito [Anexo 3], devidamente preenchido e assinado pelo responsável da reserva. Este formulário deverá dar entrada nos serviços até cinco dias úteis antes do início do evento.

A prestação de determinados serviços – gravação de som, tradução simultânea, cafetaria, montagens, entre outros – pela sua especificidade ou necessidade de preparação prévia – pode necessitar de marcação com maior antecedência, devendo sempre ser referida na reserva do espaço.

As marcações são efetuadas por ordem de entrada nos serviços de secretariado do CC.

Nº 2 – Anulações

As anulações de reserva devem sempre ser efetuadas por escrito.

Pedidos de anulação de reserva, total ou parcial, recebidos com prazos inferiores a cinco dias úteis implicam o pagamento de 50% dos serviços reservados e os recebidos com menos de três dias úteis, relativamente ao início da marcação, ficarão sujeitos ao pagamento da totalidade dos serviços reservados.

Artigo 4º – Custos

Nº 1 – Tabelas de preços

Todos os serviços prestados pelo Centro de Congressos deverão ser pagos de acordo com as tabelas revistas e aprovadas periodicamente pelo Conselho de Gestão do IST [Anexo 4].

Nº 2 – Patrocínios

Os custos de aluguer de espaços e equipamento, dependendo da natureza do evento e da entidade organizadora, poderão ser total ou parcialmente suportados por patrocínios a conceder por membros da Rede de Parceiros do Técnico, preferencialmente pela Caixa Geral de Depósitos.

A atribuição destes apoios requer que os promotores destes eventos apresentem essa solicitação ao secretariado do CC, que a encaminhará para o Núcleo de Parcerias Empresariais. Este núcleo será responsável pela comunicação com os membros da Rede de Parceiros do Técnico que poderão patrocinar o evento e pela definição das condições em que esse patrocínio é concedido.

As atividades de índole académica estão livres de encargos para os organizadores, ficando o CG com o encargo do aluguer de salas e equipamentos mínimos necessários para a realização dos mesmos.

Sempre que uma iniciativa receba o apoio de um membro da Rede de Parceiros do Técnico, esse patrocínio deverá ser reconhecido através da inserção do logotipo do patrocinador nos meios de divulgação do evento e no próprio local do evento e ainda fazendo menção ao patrocinador nos documentos e fotos oficiais do evento.

Atendendo à natureza do evento e dos respetivos organizadores, e desde que tal seja solicitado, o Conselho de Gestão pode atribuir descontos face à tabela de preços em vigor.

Nº 3 – Pagamento de IVA

Sempre que os eventos sejam pagos por entidades externas ao IST, aos valores de incidência indicados nas tabelas, será aplicado IVA à taxa em vigor para Serviços.

Artigo 5º – Pagamento dos serviços

Nº 1 – Pagamentos internos

O pagamento dos serviços deverá ser efetuado por requisição interna, entregue diretamente no serviço de secretariado do CC ou por correio interno, após o que será emitida a Nota de Imputação Interna correspondente.

Nº 2 – Pagamentos externos

Neste caso há lugar à emissão de fatura, podendo o pagamento ser feito diretamente no Núcleo de Tesouraria, com cheque cruzado passado à ordem do IST, ou por transferência bancária (referindo o Nº da Fatura a pagamento).

Nº 3 – Pagamento de serviços de cafetaria própria

O pagamento dos serviços de cafetaria, utilizando as formas referidas nos Nºs 1 e 2, deverá ser feito com o mínimo de dois dias úteis de antecedência sobre o início do evento.

Artigo 6º – Serviços de cafetaria exterior

Admite-se a possibilidade de se realizarem, na área do CC, serviços de cafetaria prestados por fornecedores externos. Estas utilizações carecem de aprovação prévia, no ato da receção do Formulário de reserva, e implicam o pagamento do aluguer do espaço onde se realiza o serviço e das despesas extra de limpeza e arrumação.

Artigo 7º – Meios audiovisuais

No GA, não é permitida a utilização de quaisquer serviços audiovisuais que não sejam da exclusiva responsabilidade do NGMCC. Excetuam-se os casos em que a solicitação de meios audiovisuais seja superior à capacidade de resposta dos serviços. Podem, e apenas neste caso, os utentes optar por fazer as diligências necessárias para satisfazer as suas necessidades ou encarregar o serviço de audiovisuais do NGMCC de o fazer, mediante o pagamento dos custos associados.

Nas salas, admite-se a possibilidade de serem utilizados meios próprios dos utentes. Estas utilizações devem ser informadas aos serviços do NGMCC, por escrito no Formulário de reserva.

Artigo 8º – Alterações na organização-tipo das salas

Alterações de base na organização das salas de conferência, referida no Anexo 1, implicam custos adicionais sujeitos a orçamento.

Artigo 9º – Cedência de equipamento

A cedência de equipamentos audiovisuais ou mobiliário, quadros, ecrãs, painéis, biombos, entre outros, para uso, por entidades do IST, fora do espaço do CC encontra-se condicionada à disponibilidade dos mesmos, tendo sempre um custo acrescido de 25% sobre o tabelado.

Os riscos de transporte e utilização de equipamentos, fora do Centro de Congressos, são da exclusiva responsabilidade do requisitante. O transporte de equipamentos é sempre efetuado pela entidade requisitante.

A cedência de equipamentos, audiovisuais, ou outros, para fora do campus da Alameda encontra-se vedada.

Artigo 10º – Utilização dos recursos informáticos do IST

A utilização da rede informática do IST é regulamentada pela Direção de Serviços de Informática do IST.

O acesso à rede wireless passa pelo registo do utilizador e fornecimento de uma senha, pelo que os utilizadores internos e exteriores ao universo do IST devem previamente contactar por e-mail o gestor da rede (dsi@tecnico.ulisboa.pt) de forma a solicitar uma conta temporária.

É responsabilidade do Centro de Congressos o fornecimento dos IP (por cabo) num máximo de três em simultâneo em cada realização.